Rechnung schreiben: Vorlage mit Rechner

Was auf eine Rechnung gehört

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem Sie über eine Lieferung oder Leistung abrechnen, egal wie Sie es nennen (§ 14 Abs. 1 UStG). Welche Angaben darin stehen müssen, regelt § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG. Der Generator fragt sie alle ab:

• Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem KundenVollständig, bei einer eingetragenen Firma mit Rechtsform (Nr. 1).
• Steuernummer oder USt-IdNr.Die Steuernummer vom Finanzamt oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Nr. 2).
• RechnungsdatumDer Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen (Nr. 3).
• Fortlaufende RechnungsnummerEine oder mehrere Zahlenreihen, jede Nummer nur einmal vergeben, etwa 2026-017 (Nr. 4).
• Menge und Art der LeistungBei Waren die handelsübliche Bezeichnung, bei Dienstleistungen Art und Umfang (Nr. 5).
• Zeitpunkt der LeistungAuch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt (Nr. 6). Der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV).
• Entgelt nach Steuersätzen getrenntNetto je Steuersatz, dazu jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Skonto (Nr. 7).
• Steuersatz und SteuerbetragOder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung, etwa als Kleinunternehmer (Nr. 8).

Zwei weitere Angaben betreffen Sonderfälle, die dieser Generator nicht abdeckt: der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht Ihres Privatkunden bei Arbeiten an einem Grundstück (Nr. 9) und das Wort „Gutschrift“, wenn der Kunde die Abrechnung erstellt (Nr. 10).

Fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihr Kunde die Umsatzsteuer aus der Rechnung in der Regel nicht als Vorsteuer abziehen. Dafür braucht er eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Rechnen Sie dann mit der Bitte um eine berichtigte Rechnung.

Beispiel: So rechnet der Generator

Erika Mustermann, Grafikdesignerin, berechnet der Beispiel GmbH ein Logo und Korrekturstunden. Sie weist Umsatzsteuer aus.

Genau gerechnet ergibt die Umsatzsteuer einen halben Cent mehr als 268,37 €. Kaufmännisch gerundet werden daraus 268,38 €. Der Generator rechnet mit ganzen Cent statt mit Kommazahlen. So entstehen keine Rundungsfehler, wie sie in Tabellenprogrammen vorkommen, wenn man 1,5 × 0,15 € rechnet (richtig: 0,23 €). Zahlungsziel im Beispiel: 14 Tage, also bis zum 28.10.2026.

Rechnung als Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung können Sie nutzen, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG). Ihre Umsätze sind dann steuerfrei. Schon der Umsatz, mit dem Sie die 100.000 € überschreiten, ist steuerpflichtig.

Für Ihre Rechnung heißt das (§ 34a UStDV):

• Keine Umsatzsteuer ausweisen. Der Preis ist zugleich der Gesamtbetrag.
• Hinweis auf die Steuerbefreiung. Der Generator schreibt: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer).“
• Steuernummer oder USt-IdNr. bleibt Pflicht, ebenso Name und Anschrift beider Seiten, Rechnungsdatum, Menge und Art der Leistung.
• Rechnungsnummer und Leistungsdatum verlangt § 34a UStDV nicht. Der Generator fragt sie trotzdem ab, weil Sie Ihre Belege sonst schlecht zuordnen können.

Achtung: Weisen Sie als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer aus, riskieren Sie, den Betrag an das Finanzamt zahlen zu müssen, bis Sie die Rechnung berichtigt haben (§ 14c UStG).

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Bei Rechnungen bis 250 € brutto genügen weniger Angaben (§ 33 UStDV): Ihr Name und Ihre Anschrift, das Rechnungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Gesamtbetrag und der Steuersatz, bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf. Name des Kunden, Steuernummer und Rechnungsnummer dürfen fehlen.

Der Generator erstellt immer die vollständige Rechnung. Das ist auch bei kleinen Beträgen erlaubt und erspart Ihnen die Frage, welche Angaben Sie weglassen dürfen.

E-Rechnung: Wann reicht ein PDF noch?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm für E-Rechnungen (EN 16931) entspricht, etwa XRechnung. Möglich ist auch ein mit dem Kunden vereinbartes Format, aus dem sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in diese Norm übertragen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 6 UStG). Ein PDF gehört nicht dazu, auch nicht dieses hier: Es ist eine „sonstige Rechnung“, genau wie eine Rechnung auf Papier (§ 14 Abs. 1 Satz 4 UStG). Dieser Generator erstellt keine E-Rechnung.

Empfangen müssen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 01.01.2025: Für eine E-Rechnung an ein anderes Unternehmen im Inland brauchen Sie keine Zustimmung (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG). Maßgeblich ist, wann Sie die Leistung ausgeführt und wann Sie die Rechnung übermittelt haben:

Ein Beispiel: Sie liefern im Dezember 2026 und schicken die Rechnung erst im Januar 2027. Nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG greift dann keine Übergangsregel mehr, ein Unternehmen im Inland bekommt eine E-Rechnung. Der Generator zeigt Ihnen unter den Positionen, welche Zeile für Ihre Rechnung gilt. Er wendet dafür nur diese Tabelle und Ihr Rechnungsdatum an, Ihre Umsätze kennt er nicht.

Handwerksverbände fordern, die Stufe 2027 um ein Jahr zu verschieben. Beschlossen ist das bis zum Stand dieser Seite nicht. Wir prüfen die Seite, sobald sich daran etwas ändert.

Leere Rechnungsvorlagen als PDF und Word

Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand oder zum Bearbeiten in Word. Es gibt zwei Fassungen: mit Umsatzsteuer und für Kleinunternehmer. So sieht die Fassung mit Umsatzsteuer aus:

In der Word-Datei sind die Stellen gelb markiert, die Sie ersetzen. Rechnen Sie dort Summen und Umsatzsteuer selbst nach. Der Generator oben nimmt Ihnen das ab.

Typische Fehler beim Rechnung schreiben

1. Das Leistungsdatum weglassenDer Zeitpunkt der Leistung gehört auf die Rechnung, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG). Der Kalendermonat genügt (§ 31 Abs. 4 UStDV).
2. Eine Rechnungsnummer zweimal vergebenJede Nummer darf nur einmal vorkommen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG). Ein Schema wie Jahr und laufende Zahl (2026-001, 2026-002 …) hilft dabei.
3. Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisenSie riskieren, den ausgewiesenen Betrag an das Finanzamt zahlen zu müssen (§ 14c UStG). Wählen Sie oben „Als Kleinunternehmer“; dann weist die Rechnung keine Steuer aus.
4. Die Steuernummer vergessenSie ist Pflichtangabe (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG). Ohne sie kann Ihr Kunde keine Vorsteuer abziehen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG) und wird eine neue Rechnung verlangen.
5. Ein PDF für eine E-Rechnung haltenEin PDF ist keine E-Rechnung (§ 14 Abs. 1 UStG). Für Leistungen an Unternehmen ab 2027 bzw. 2028 reicht es nicht mehr, außer in den Ausnahmen oben.
6. Beträge in Word ändern, die Summen aber nichtWord rechnet nicht mit. Ändern Sie Positionen lieber im Generator und erstellen Sie die Datei neu.

Wann diese Vorlage nicht reicht

Die Vorlage deckt Rechnungen im Inland mit 19 % oder 7 % Umsatzsteuer und Kleinunternehmer-Rechnungen ab. In diesen Fällen brauchen Sie mehr, als der Generator kann. Helfen können eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater, die Gründungsberatung Ihrer IHK oder Handwerkskammer oder Ihr Finanzamt.

• Sie müssen eine E-Rechnung ausstellen. XRechnung oder ZUGFeRD erstellt dieser Generator nicht. Dafür brauchen Sie eine Software, die diese Formate erzeugt.

• Kunde im Ausland. Bei Leistungen in andere EU-Staaten oder Drittländer gelten zusätzliche Angaben und oft andere Steuerregeln, etwa die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b, § 14a UStG).

• Steuerfreie Leistungen, etwa Heilbehandlungen (§ 4 UStG). Die Rechnung braucht dann einen Hinweis auf die Befreiung statt des Steuersatzes.

• Arbeiten an Grundstücken für Privatkunden. Die Rechnung muss auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden hinweisen (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG).

• Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen, Gutschriften und Stornos. Sie folgen eigenen Regeln (§ 14 UStG).

• Sie liegen nahe an den Kleinunternehmer-Grenzen. Ob die Regelung für Sie gilt, hängt von Ihrem Gesamtumsatz ab. Das prüft der Generator nicht.

Häufige Fragen zur Rechnung

Rechtsgrundlagen und Quellen

Die Vorlage ist ein Muster für den Standardfall. Sie ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Alle Aussagen auf dieser Seite stützen sich auf diese Quellen: