Briefkopf: Vorlage für Geschäftsbriefe nach DIN 5008

Aufbau eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008

Die Norm DIN 5008 regelt, wo was auf dem Blatt steht. Die Vorlage folgt Form B, wie unsere anderen Briefvorlagen auch. Von oben nach unten:

• BriefkopfName oder Firma, darunter Anschrift und Kontakt. Er steht oberhalb des Anschriftfelds.
• RücksendeangabeIhr Name und Ihre Anschrift in einer kleinen Zeile über der Empfängeranschrift. Sie ist im Fenster des Umschlags zu sehen.
• AnschriftfeldDie Anschrift des Empfängers, 45 mm vom oberen und 20 mm vom linken Blattrand. So passt sie in das Fenster eines Umschlags DIN lang.
• InformationsblockRechts neben der Anschrift: Ihr Zeichen, Unser Zeichen, Ansprechpartner und Datum.
• Betreff, Anrede, TextDer Text beginnt 25 mm vom linken Blattrand.
• Gruß und UnterschriftGrußformel, bei Firmen der Firmenname, dann Unterschrift und darunter der Name.
• FußzeilePflichtangaben, Kontakt und Bankverbindung, auf jeder Seite.

Am linken Rand markieren kurze Striche die Falzlinien bei 105 und 210 mm und die Lochmitte bei 148,5 mm. Die Vorlage setzt sie im PDF.

Pflichtangaben je Rechtsform

Diese Angaben müssen auf allen Geschäftsbriefen stehen, gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind (§ 37a Abs. 1 HGB, § 35a Abs. 1 GmbHG, § 80 Abs. 1 AktG). Die IHKs zählen E-Mails dazu; Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe (§ 37a Abs. 3 HGB, § 35a Abs. 3 GmbHG, § 80 Abs. 3 AktG).

Kapital nur vollständig: Machen Sie Angaben zum Kapital, müssen Sie das Stamm- oder Grundkapital nennen und, wenn noch Einlagen ausstehen, deren Gesamtbetrag (§ 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG, § 80 Abs. 1 Satz 3 AktG). Sie müssen das Kapital aber nicht nennen.

Nicht Pflicht sind Telefon, E-Mail, Website, Bankverbindung, Steuernummer und USt-IdNr. Die drei Vorschriften nennen sie nicht. Auf Rechnungen gehört die Steuernummer oder USt-IdNr. aber dazu (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG), dafür gibt es unsere Rechnungsvorlage.

Eine Ausnahme gilt für Mitteilungen in einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die nur noch Einzelangaben eingesetzt werden (§ 37a Abs. 2 HGB, § 35a Abs. 2 GmbHG, § 80 Abs. 2 AktG). Für Bestellscheine gilt sie nicht.

Einzelunternehmen und Freiberufler ohne Handelsregister

Für Gewerbetreibende ohne Eintrag im Handelsregister gab es früher eine eigene Regel in der Gewerbeordnung (§ 15b GewO). Die geltende Gewerbeordnung enthält sie nicht mehr. Heute empfehlen die Industrie- und Handelskammern:

• Vor- und Nachname, Vorname ausgeschrieben. Eine Geschäftsbezeichnung wie „Grafikdesign“ nur zusätzlich zum Namen.
• Eine ladungsfähige Anschrift, also kein Postfach.

Bieten Sie Dienstleistungen an, müssen Sie Ihren Kunden vor Vertragsschluss oder vor der Leistung unter anderem Ihren Vor- und Familiennamen und die Anschrift Ihrer Niederlassung nennen, ohne Niederlassung eine ladungsfähige Anschrift (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 und 2 DL-InfoV). Diese Angaben deckt ein vollständiger Briefkopf mit ab, die übrigen Informationen nach § 2 DL-InfoV nicht.

Was passiert, wenn Pflichtangaben fehlen?

Fehlen Pflichtangaben, muss das Registergericht sie mit Zwangsgeld durchsetzen: beim eingetragenen Kaufmann gegen ihn selbst (§ 37a Abs. 4 HGB), bei GmbH und UG gegen die Geschäftsführer (§ 79 Abs. 1 GmbHG), bei der AG gegen den Vorstand (§ 407 Abs. 1 AktG). Das einzelne Zwangsgeld beträgt höchstens 5.000 € (§ 14 Satz 2 HGB, § 79 Abs. 1 Satz 2 GmbHG, § 407 Abs. 1 Satz 2 AktG). Die IHKs nennen dazu das Risiko einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung. Mit der Prüfliste oben sehen Sie, ob alle Angaben da sind.

Beispiel und leere Vorlage

Ein Geschäftsbrief einer GmbH mit zwei Geschäftsführern, wie ihn der Generator erstellt:

Die leere Vorlage für eine GmbH, alle Pflichtangaben als Platzhalter:

In der Word-Datei sind die Stellen gelb markiert, die Sie ersetzen. Die Pflichtangaben stehen in der Fußzeile von Word und erscheinen auf jeder Seite.

Typische Fehler im Briefkopf

1. Den Rechtsformzusatz weglassen„e. K.“ beim Kaufmann (§ 19 Abs. 1 Nr. 1 HGB), die Rechtsform bei GmbH und AG (§ 35a GmbHG, § 80 AktG). Die UG schreibt „UG (haftungsbeschränkt)“ aus, „UG“ allein genügt nicht (§ 5a Abs. 1 GmbHG).
2. Nur einen von mehreren Geschäftsführern nennenEs gehören alle Geschäftsführer auf den Brief (§ 35a Abs. 1 GmbHG), bei der AG alle Vorstandsmitglieder (§ 80 Abs. 1 AktG).
3. Vornamen abkürzen„T. Berger“ reicht nicht. Verlangt ist der Familienname mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (§ 35a Abs. 1 GmbHG, § 80 Abs. 1 AktG).
4. Stammkapital nennen, ausstehende Einlagen nichtWer Angaben zum Kapital macht, muss auch den Gesamtbetrag der noch nicht eingezahlten Geldeinlagen nennen (§ 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG).
5. Die E-Mail-Signatur vergessenDie Pflichtangaben gelten für Geschäftsbriefe gleichviel welcher Form (§ 37a Abs. 1 HGB, § 35a Abs. 1 GmbHG), also auch für E-Mails an Kunden.
6. Den Briefbogen nach Änderungen nicht anpassenNeuer Geschäftsführer, Umzug, neuer Sitz: Sie riskieren falsche Pflichtangaben, bis Briefbogen, Word-Vorlage und Signatur erneuert sind.

Wann diese Vorlage nicht reicht

Die Vorlage deckt Privatpersonen, Einzelunternehmen, eingetragene Kaufleute, GmbH, UG und AG ab. In diesen Fällen fragen Sie Ihre IHK, Handwerkskammer oder eine Anwältin oder einen Anwalt für Handelsrecht:

• OHG, KG, GmbH & Co. KG, GbR, Partnerschaft, Genossenschaft, Verein. Für sie gelten eigene Regeln, die diese Vorlage nicht abfragt.

• Ausländische Gesellschaften und Zweigniederlassungen, etwa eine Limited mit Niederlassung in Deutschland.

• Rechnungen. Für sie gelten zusätzlich die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 Abs. 4 UStG).

Häufige Fragen zum Briefkopf

Rechtsgrundlagen und Quellen

Die Vorlage ist ein Muster für den Standardfall. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Alle Aussagen auf dieser Seite stützen sich auf diese Quellen und auf die Merkblätter der Industrie- und Handelskammern zu Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen: