Fahrtenbuch-Vorlage zum Ausdrucken

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch hält jede Fahrt mit einem Fahrzeug fest: wann, von welchem bis zu welchem Kilometerstand, wohin und wozu. Steuerlich weisen Sie damit nach, welcher Teil der Fahrten privat war.

Nutzen Sie ein Fahrzeug Ihres Betriebs auch privat und wird es zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, wird die private Nutzung pauschal je Kalendermonat mit 1 % des inländischen Listenpreises bei Erstzulassung angesetzt, einschließlich Sonderausstattung und Umsatzsteuer (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Statt der Pauschale können Sie die Kosten ansetzen, die tatsächlich auf die Privatfahrten entfallen. Dafür brauchen Sie Belege über alle Kosten und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 3 EStG). Für Arbeitnehmer mit Dienstwagen verweist § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG auf die 1-%-Regelung; das Fahrtenbuch ist auch dort die Alternative (§ 8 Abs. 2 Satz 4 EStG).

Was „ordnungsgemäß“ heißt, steht nicht im Gesetz. Die Anforderungen kommen aus den Lohnsteuer-Richtlinien und aus der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Die folgenden Abschnitte fassen sie zusammen.

Was muss im Fahrtenbuch stehen?

Die Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 LStR) unterscheiden drei Arten von Fahrten. Unsere Vorlage kürzt sie mit B, P und W ab:

• B – betriebliche bzw. dienstliche FahrtDatum, Kilometerstand zu Beginn und am Ende, Reiseziel (bei Umwegen auch die Route), Reisezweck und die aufgesuchten Geschäftspartner.
• P – PrivatfahrtEs genügen die Kilometerangaben. Wohin Sie privat fahren, müssen Sie nicht eintragen.
• W – Wohnung und erste Tätigkeitsstätte bzw. BetriebsstätteEs genügt ein kurzer Vermerk. In der Vorlage ist das die Art „W“.

Bei betrieblichen Fahrten reicht ein Ort allein nicht. Der Bundesfinanzhof verlangt grundsätzlich auch den aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder, wenn es keinen gibt, was Sie dort konkret dienstlich erledigt haben. Nur Straßennamen, die später über Listen ergänzt werden, genügen nicht. Die Angaben müssen im Fahrtenbuch selbst stehen (Urteil vom 01.03.2012, VI R 33/10).

Papier, Excel oder App: Was erkennt das Finanzamt an?

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die Fahrten müssen einschließlich des Kilometerstands am Ende vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben sein (BFH, Urteil vom 09.11.2005, VI R 27/05).

Papier

Ein gebundenes Fahrtenbuch erfüllt die geschlossene Form am einfachsten. Ausgedruckte Blätter sollten Sie fortlaufend nummerieren und fest miteinander verbinden: Monatsblätter ohne feste Verbindung zueinander hat der Bundesfinanzhof nicht als Fahrtenbuch anerkannt (Beschluss vom 10.06.2013, X B 258/12). Tragen Sie jede Fahrt gleich nach dem Ende ein.

Excel und Word

Eine Datei am Computer erkennt der Bundesfinanzhof nur an, wenn spätere Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden (Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04, bestätigt mit Beschluss vom 12.01.2024, VI B 37/23). In einer gewöhnlichen Excel-Tabelle lässt sich jeder Eintrag spurlos ändern; Sie riskieren, dass das Finanzamt sie verwirft. Das gilt genauso für eine Word-Datei, die Sie am Computer weiterführen. Unsere Word-Datei ist deshalb zum Ausdrucken gedacht.

App und elektronisches Fahrtenbuch

Elektronische Fahrtenbücher sind möglich, wenn sie nachträgliche Änderungen ausschließen oder in der Datei dokumentieren (BFH, VI R 64/04). Lassen sich Änderungen nur über weitere Abfragen beim Systemverwalter erkennen, genügt das nicht (BFH, VI B 37/23). Ob eine bestimmte App das erfüllt, prüft diese Vorlage nicht.

Kleine Fehler sind kein Drama. Kleinere Mängel führen nicht zur Verwerfung, wenn das Fahrtenbuch trotzdem hinreichend Gewähr für vollständige und richtige Angaben bietet (BFH, Urteil vom 10.04.2008, VI R 38/06). Ist das Fahrtenbuch aber nicht ordnungsgemäß, gilt die 1-%-Regelung; eine Schätzung des Privatanteils, auch anhand der Angaben im Fahrtenbuch, kommt nach dem Bundesfinanzhof nicht in Betracht (Urteil vom 06.08.2013, VIII R 33/11).

Beispiel: eine Woche Fahrtenbuch, durchgerechnet

Eine Handwerkerin fährt zwei Kundentermine an, zweimal zur Betriebsstätte und einmal privat. Die zweite Kundenfahrt führt wegen einer Baustelle über einen Umweg; deshalb steht die Route dabei.

Zusammen 382 km, davon betrieblich 276 km (72,3 %), privat 62 km (16,2 %) und zwischen Wohnung und Betriebsstätte 44 km (11,5 %). Die Summe passt zum Kilometerstand: 45.612 − 45.230 = 382 km. Es gibt also keine Lücke.

Wie viel Steuer sich damit gegenüber der 1-%-Regelung sparen lässt, hängt von den Gesamtkosten des Fahrzeugs ab. Das rechnet die Vorlage nicht.

Wie lange muss man ein Fahrtenbuch führen?

Für das Finanzamt das ganze Jahr. Für den Dienstwagen eines Arbeitnehmers hat der Bundesfinanzhof entschieden: Das Fahrtenbuch muss den gesamten Veranlagungszeitraum abdecken, in dem das Fahrzeug genutzt wird. Von der 1-%-Regelung mitten im Jahr zum Fahrtenbuch zu wechseln, ist beim selben Fahrzeug nicht möglich (Urteil vom 20.03.2014, VI R 35/12). Eine Entscheidung zum Firmenwagen von Unternehmern haben wir nicht im Original gelesen. Wer mit dem Fahrtenbuch beginnen will, fängt also am besten am 1. Januar an.

Leere Fahrtenbuch-Vorlage als PDF und Word

Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand: Kopf für Ihr Fahrzeug, eine kurze Anleitung und 16 Zeilen je Seite. Drucken Sie so viele Seiten, wie Sie brauchen, nummerieren Sie sie und binden Sie sie fest.

Typische Fehler im Fahrtenbuch

1. Am Monatsende aus Notizen nachtragenDas Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden (BFH, VI R 27/05). Ein später aus Zetteln zusammengeschriebenes Buch riskiert die Verwerfung.
2. Eine Excel-Tabelle führenLässt sich jeder Eintrag spurlos ändern, ist die Datei kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch (BFH, VI R 64/04).
3. Lose Blätter sammelnMonatsblätter ohne feste Verbindung zueinander hat der Bundesfinanzhof nicht anerkannt (X B 258/12). Nummerieren und binden Sie ausgedruckte Blätter.
4. Nur den Ort notierenZu jeder betrieblichen Fahrt gehören Zweck und grundsätzlich der Geschäftspartner (BFH, VI R 33/10).
5. Lücken im KilometerstandDie Fahrten müssen mit dem Kilometerstand am Ende fortlaufend zusammenhängen (BFH, VI R 27/05). Der Rechner oben zeigt Lücken an.
6. Mitten im Jahr beginnenBeim Dienstwagen ist ein Wechsel von der 1-%-Regelung zum Fahrtenbuch im laufenden Jahr nicht möglich (BFH, VI R 35/12). Beginnen Sie auch als Unternehmer sicherheitshalber am 1. Januar.

Wann diese Vorlage nicht reicht

In diesen Fällen helfen eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater, für Arbeitnehmer auch ein Lohnsteuerhilfeverein.

• Fahrtenbuchauflage nach einem Verkehrsverstoß. Die Behörde verlangt dann je Fahrt Name und Anschrift des Fahrers, Uhrzeit von Beginn und Ende und eine Unterschrift (§ 31a StVZO). Diese Spalten hat unsere Vorlage nicht.

• Lohnt sich das Fahrtenbuch? Der Vergleich mit der 1-%-Regelung hängt von Listenpreis, Kosten und Abschreibung ab. Das rechnet die Vorlage nicht.

• Elektro- oder Hybridfahrzeug. Je nach Anschaffungsjahr und Fahrzeug setzt das Gesetz den Listenpreis oder die Anschaffungskosten nur gemindert an (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG). Das rechnet die Vorlage nicht.

• Fahrzeug zu höchstens 50 % betrieblich genutzt. Dann gilt die 1-%-Regelung nicht (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Wie der Privatanteil dann ermittelt wird, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

• Dienstwagen als Arbeitnehmer. Die Einzelheiten zur Lohnsteuer regelt das BMF-Schreiben vom 03.03.2022. Fragen Sie Ihren Arbeitgeber, welche Methode er anwendet.

• Fahrzeug in Österreich oder der Schweiz. Die Vorlage richtet sich nach deutschem Steuerrecht.

Häufige Fragen zum Fahrtenbuch

Rechtsgrundlagen und Quellen

Die Vorlage ist ein Muster für den Standardfall. Sie ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Alle Aussagen auf dieser Seite stützen sich auf diese Quellen. Die Anforderungen an die einzelnen Angaben stehen in R 8.1 Abs. 9 Nr. 2 der Lohnsteuer-Richtlinien.