Bewirtungsbeleg: Vorlage zum Ausfüllen

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Laden Sie Kunden oder Geschäftspartner zum Essen ein, können Sie einen Teil der Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Dafür müssen Sie schriftlich festhalten, wer dabei war und warum. Diese Angaben sind der Bewirtungsbeleg. Er ergänzt die Rechnung der Gaststätte, ersetzt sie aber nicht.

Diese Angaben verlangt das Gesetz

Zum Nachweis der Höhe und der betrieblichen Veranlassung müssen Sie schriftlich angeben (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG):

• Ort der BewirtungName und Anschrift der Gaststätte.
• Tag der BewirtungDas Datum des Essens, nicht das Datum, an dem Sie den Beleg ausfüllen.
• TeilnehmerAlle, die mitgegessen haben, auch Sie selbst und Ihre Mitarbeiter, am besten mit Firma.
• AnlassDer konkrete geschäftliche Grund, etwa das Projekt oder das Thema der Besprechung.
• Höhe der AufwendungenDer Rechnungsbetrag, dazu das Trinkgeld.

Fand die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern. Die Rechnung der Gaststätte müssen Sie dann beifügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Die Vorlage fragt trotzdem alle fünf Angaben ab; so ist der Beleg auch ohne Rechnung verständlich.

Sie dürfen den Bewirtungsbeleg auch digital erstellen und die Rechnung digital aufbewahren. Die Finanzverwaltung hat das für Bewirtungen ab 2025 ausdrücklich zugelassen (BMF-Schreiben vom 19.11.2025).

70 % absetzen: So rechnet der Generator

Als Betriebsausgabe zählen 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten. Die übrigen 30 % dürfen Sie nicht abziehen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 1 EStG). Die Vorsteuer aus der Rechnung können Sie dagegen voll abziehen: Der Ausschluss in § 15 Abs. 1a Satz 1 UStG gilt nach Satz 2 nicht für die 30 %, die nur wegen dieser Grenze wegfallen. Für unangemessene Kosten gibt es auch keine Vorsteuer.

Ohne Vorsteuerabzug, etwa als Kleinunternehmer, rechnen Sie mit dem Bruttobetrag: 70 % von 160,30 € sind 112,21 €.

Buchen Sie Bewirtungskosten getrennt von Ihren übrigen Betriebsausgaben, auch den nicht abziehbaren Teil. Das Gesetz verlangt eine eigene Aufzeichnung (§ 4 Abs. 7 EStG).

Was auf der Rechnung der Gaststätte stehen sollte

Welche Rechnung die Finanzverwaltung anerkennt, regelt das BMF-Schreiben vom 30.06.2021, für Bewirtungen ab 2025 ergänzt am 19.11.2025. Prüfen Sie die Rechnung, bevor Sie gehen. Sie riskieren sonst, dass das Finanzamt den Abzug versagt:

• Maschinell erstellt und in der Kasse elektronisch aufgezeichnet, mit Name und Anschrift der Gaststätte und dem Tag der Bewirtung.
• Speisen und Getränke einzeln. Bezeichnungen wie „Menü 1“ oder „Lunch-Buffet“ genügen, der Sammelposten „Speisen und Getränke“ nicht.
• Über 250 € Ihr Name als bewirtende Person. Der Wirt darf ihn von Hand auf der Rechnung vermerken. Für den Vorsteuerabzug braucht die Rechnung dann alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG; bis 250 € genügt eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV).
• Trinkgeld vermerkt oder quittiert, wenn es nicht im Rechnungsbetrag steckt: Lassen Sie es sich von der Bedienung auf der Rechnung bestätigen.

Bewirtung außerhalb einer Gaststätte, auch zu Hause

Bewirten Sie Geschäftspartner in Ihren Geschäftsräumen, gibt es keine Gaststättenrechnung. Dann brauchen Sie alle fünf Angaben, also auch Ort und Höhe, und die Belege über die Einkäufe. Wählen Sie im Formular „außerhalb einer Gaststätte“.

Findet die Bewirtung in Ihrer Privatwohnung statt, riskieren Sie, dass das Finanzamt die Kosten als private Lebensführung einstuft, die nicht abziehbar ist (§ 12 Nr. 1 EStG). Klären Sie das vorher mit Ihrer Steuerberatung.

Beispiel und leere Vorlage

So sieht der Bewirtungsbeleg aus dem Beispiel oben aus:

Die leere Vorlage zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand:

Typische Fehler beim Bewirtungsbeleg

1. Ein allgemeiner Anlass„Geschäftsessen“ sagt nichts über den betrieblichen Grund. Das Gesetz verlangt den Anlass (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG); schreiben Sie ihn konkret auf.
2. Teilnehmer vergessenAlle Teilnehmer gehören auf den Beleg, auch Sie selbst und Ihre Mitarbeiter (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 und 3 EStG).
3. Die Rechnung nicht anheftenBei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist die Rechnung beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Ein Eigenbeleg ersetzt sie nicht.
4. 100 % als Betriebsausgabe buchenAbziehbar sind 70 % (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Die Vorsteuer dagegen voll (§ 15 Abs. 1a Satz 2 UStG).
5. Bewirtungskosten mit anderen Ausgaben zusammen buchenSie sind einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Sonst dürfen Sie auch die 70 % nicht abziehen (§ 4 Abs. 7 EStG).

Wann diese Vorlage nicht reicht

Die Vorlage deckt Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern im Inland ab. In diesen Fällen fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater:

• Sie bewirten nur eigene Mitarbeiter, etwa bei einer Betriebsfeier oder einem Arbeitsessen im Team. Die 70-%-Regel gilt für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Für Mitarbeiter gelten andere Regeln, auch für die Lohnsteuer.

• Bewirtung im Ausland. Die Anforderungen an die Rechnung sind auf Kassen in Deutschland zugeschnitten. Klären Sie, was für eine ausländische Rechnung gilt.

• Sehr hohe Kosten. Abziehbar ist nur, was nach allgemeiner Verkehrsauffassung angemessen ist (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Das prüft der Rechner nicht.

• Bewirtung in der Privatwohnung. Hier riskieren Sie, dass die Kosten als privat gelten (§ 12 Nr. 1 EStG).

• Werbliche Bewirtung, etwa Kostproben für die Allgemeinheit oder Essen bei einer Produktvorstellung. Ob dann ein geschäftlicher Anlass im Sinne der Vorschrift vorliegt, ist eine Frage für die Beratung.

Für andere Ausgaben ohne Beleg gibt es den Eigenbeleg.

Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg

Rechtsgrundlagen und Quellen

Die Vorlage ist ein Muster für den Standardfall. Sie ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Alle Aussagen auf dieser Seite stützen sich auf diese Quellen: