Eigenbeleg: Vorlage zum Ausfüllen

Was ist ein Eigenbeleg?

Wer selbständig ist, muss jede Buchung mit einem Beleg nachweisen. Normalerweise ist das ein Fremdbeleg: die Rechnung oder Quittung des Zahlungsempfängers. Fehlt er, schreiben Sie einen Eigenbeleg, auch Ersatzbeleg genannt. Die GoBD, die Regeln der Finanzverwaltung für die Buchführung, sagen es so:

„Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.“GoBD, Rz. 61

Wann ein Eigenbeleg zulässig ist

Der Eigenbeleg ist die Ausnahme, nicht die Regel. Er kommt in Frage, wenn es keinen Fremdbeleg gibt und auch keine Kopie zu bekommen ist. Typische Fälle:

• Kein Beleg erhältlich: Parkuhr oder Automat ohne Quittung, Trinkgeld, kleine Barzahlungen, bei denen niemand eine Quittung ausstellt.
• Beleg verloren: und der Verkäufer kann keine Kopie schicken. Fragen Sie vorher nach, eine Kopie ist ein vollwertiger Beleg (GoBD Rz. 61).
• Beleg unleserlich: etwa ein verblasster Kassenbon. Legen Sie ihn dem Eigenbeleg trotzdem bei.

Die Ausgabe muss betrieblich veranlasst sein (§ 4 Abs. 4 EStG). Private Ausgaben sind auch mit Beleg nicht abziehbar (§ 12 Nr. 1 EStG).

Diese Angaben gehören auf den Eigenbeleg

Ein Eigenbeleg muss dieselben Aufgaben erfüllen wie jeder andere Beleg. Die GoBD nennen als Inhalt eines Belegs (Rz. 77):

• Eindeutige BelegnummerDamit die Buchung zum Beleg führt, etwa EB-2026-004.
• BelegdatumDer Tag der Zahlung. Das Datum, an dem Sie den Eigenbeleg schreiben, kommt unten dazu.
• Betrag und WährungWas Sie tatsächlich gezahlt haben, einschließlich Umsatzsteuer.
• Aussteller und EmpfängerSie als Aussteller und der Zahlungsempfänger, möglichst mit Anschrift.
• Erläuterung des GeschäftsvorfallsWas bezahlt wurde (Art und Menge) und der betriebliche Anlass.
• Verantwortlicher AusstellerName und Unterschrift der Person, die den Beleg erstellt.

Zusätzlich fragt die Vorlage, warum der Originalbeleg fehlt. Das verlangt die Rz. 77 nicht ausdrücklich. Ohne Begründung riskieren Sie aber, dass der Eigenbeleg wie ein Ersatz für einen Beleg wirkt, den es eigentlich geben müsste.

Keine Vorsteuer aus dem Eigenbeleg

Die Umsatzsteuer, die im gezahlten Betrag steckt, können Sie mit einem Eigenbeleg nicht als Vorsteuer abziehen. Dafür brauchen Sie eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG). Buchen Sie den vollen Betrag deshalb als Ausgabe, ohne Steuer herauszurechnen. Die Vorlage vermerkt das auf dem Beleg.

Brauchen Sie selbst eine Rechnung für Ihre Kunden? Dafür gibt es unsere Rechnungsvorlage.

Beispiel: Parkgebühr ohne Quittung

Eine Grafikdesignerin parkt für einen Kundentermin drei Stunden im Parkhaus. Der Automat gibt keine Quittung aus. So sieht ihr Eigenbeleg aus:

Leere Vorlage: Eigenbeleg als PDF und Word

Zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand. Zahlungsart und Grund kreuzen Sie an.

Typische Fehler beim Eigenbeleg

1. Eigenbeleg statt KopieGibt es den Fremdbeleg noch beim Verkäufer, lassen Sie sich eine Kopie geben. Ein Eigenbeleg ist nur vorgesehen, wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist (GoBD Rz. 61).
2. Vorsteuer aus dem Eigenbeleg ziehenOhne Rechnung nach §§ 14, 14a UStG gibt es keinen Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).
3. Bewirtung mit Eigenbeleg belegenBei einer Bewirtung in einer Gaststätte muss die Rechnung beigefügt werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 EStG). Nutzen Sie dafür den Bewirtungsbeleg.
4. Den Grund weglassenOhne Begründung riskieren Sie Rückfragen, warum es keinen Fremdbeleg gibt. Die Vorlage fragt den Grund deshalb immer ab.
5. Eigenbelege erst zum Jahresende schreibenJe später, desto ungenauer. Fehlen Belege oder sind sie nicht glaubhaft, kann das Finanzamt schätzen (§ 162 AO). Schreiben Sie den Eigenbeleg möglichst am Tag der Zahlung.

Wann diese Vorlage nicht reicht

Die Vorlage deckt eine einzelne Ausgabe in Euro ab. In diesen Fällen sprechen Sie besser mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater:

• Hohe oder häufige Beträge. Viele Eigenbelege oder große Summen fallen auf. Klären Sie, welche Nachweise Sie zusätzlich aufheben sollten.

• Sie wollen die Vorsteuer abziehen. Dann brauchen Sie eine Rechnung. Fragen Sie beim Verkäufer nach einer Rechnung oder Rechnungskopie.

• Bewirtung, Geschenke, Reisekosten. Dafür gelten eigene Nachweise und Grenzen (§ 4 Abs. 5 EStG).

• Entnahmen und Einlagen. Wenn Sie Geld oder Waren zwischen Betrieb und Privat bewegen, gelten eigene Bewertungsregeln.

• Zahlung in fremder Währung. Der Beleg braucht dann auch den Wechselkurs (GoBD Rz. 77).

Häufige Fragen zum Eigenbeleg

Rechtsgrundlagen und Quellen

Die Vorlage ist ein Muster für den Standardfall. Sie ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall. Alle Aussagen auf dieser Seite stützen sich auf diese Quellen: