Stundenzettel: Vorlage für den Monat mit Rechner

Was auf einen Stundenzettel gehört

Ein Stundenzettel, auch Stundennachweis oder Arbeitszeitnachweis, hält fest, wann jemand gearbeitet hat: Datum, Beginn, Ende und Pausen, daraus die Arbeitszeit je Tag und die Summe im Monat. Er dient als Nachweis für den Lohn, für Überstunden und für die Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers.

Arbeitszeit ist die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Die Formel lautet deshalb: Ende − Beginn − Pause. Unser Stundenzettel enthält dazu Name, Arbeitgeber, Monat, eine Spalte für Bemerkungen wie Urlaub oder Krankheit und Platz für beide Unterschriften.

Wer Arbeitszeit aufzeichnen muss

• Arbeitszeitgesetz: Der Arbeitgeber zeichnet die Arbeitszeit auf, die über acht Stunden pro Werktag hinausgeht, und bewahrt die Nachweise mindestens zwei Jahre auf (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
• Minijobs und bestimmte Branchen: Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstags müssen spätestens am siebten Tag danach aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Das gilt auch für Branchen nach § 2a SchwarzArbG, etwa Bau und Gastronomie; Minijobs in Privathaushalten sind ausgenommen (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Weitere Ausnahmen gelten für hohe Monatsentgelte und für mitarbeitende Ehegatten, Kinder und Eltern des Arbeitgebers (§ 1 MiLoDokV).
• Alle Arbeitgeber: Das Bundesarbeitsgericht leitet aus dem Arbeitsschutzgesetz die Pflicht ab, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden (Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21; § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG).

Eine bestimmte Form für die Aufzeichnung schreibt § 16 Abs. 2 ArbZG nicht vor. Nach dem Bundesarbeitsgericht muss die Erfassung nicht zwingend elektronisch sein; je nach Tätigkeit und Unternehmen können Aufzeichnungen auf Papier genügen (1 ABR 22/21). Ein Stundenzettel ist dafür also möglich. Ob der Gesetzgeber eine Form vorschreibt, etwa eine elektronische Erfassung, ist offen. Das Arbeitszeitgesetz enthält dazu keine Regel (Stand 14.10.2026), es wurde zuletzt im Oktober 2024 geändert.

Pausen, Höchstarbeitszeit und Ruhezeit

Diese drei Regeln prüft der Rechner für jeden Tag:

• Pausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeit, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Teilen lassen sie sich in Abschnitte von mindestens 15 Minuten. Länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten (§ 4 ArbZG).
• Höchstarbeitszeit: acht Stunden pro Werktag, bis zu zehn, wenn im Durchschnitt von sechs Monaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Der Rechner meldet Tage über zehn Stunden.
• Ruhezeit: nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit mindestens elf Stunden ohne Unterbrechung (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Der Rechner prüft den Abstand zum Vortag.

Ob die Pausen in Abschnitten genommen wurden, sieht ein Stundenzettel mit einer Pausenspalte nicht. Tragen Sie die Summe der Pausen eines Tages ein.

Durchgerechnetes Beispiel

Vier Tage aus dem Oktober 2026, so wie der Rechner sie auswertet:

Summe: 28:15 Stunden, dezimal 28,25. Am Donnerstag sind sechs Stunden ohne Pause in Ordnung, denn die Pausenpflicht beginnt erst bei mehr als sechs Stunden. Die Nachtschicht von Mittwoch endet aber erst um 06:00 Uhr; bis 14:00 Uhr bleiben nur acht Stunden Ruhezeit.

Stundenzettel für Minijobs

Bei Minijobs ist die tägliche Aufzeichnung Pflicht (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Der Stundenzettel hilft auch, die Verdienstgrenze im Blick zu behalten: Im Beispiel ergeben 28,25 Stunden zu 14,50 € einen Verdienst von 409,63 € (409,63 € (28,25 Std. × 14,50 €)). Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603,00 € im Monat (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Geben Sie im Generator den Stundenlohn an, rechnet die Karte das für Ihren Monat aus.

Feste Wochenstunden im Vertrag schützen vor Überraschungen: Arbeitsvertrag für Minijobs.

Leere Monatsvorlage zum Ausdrucken

Ein Monat mit 31 Zeilen auf einer A4-Seite, mit Pausenregel, Summenzeile und Unterschriften. Als PDF zum Ausdrucken oder als Word-Datei zum Bearbeiten:

Typische Fehler beim Stundenzettel

1. Pausen mitgezähltRuhepausen sind keine Arbeitszeit (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Wer 8 bis 17 Uhr mit einer Stunde Pause einträgt, hat acht Stunden gearbeitet, nicht neun.
2. Zu kurze Pause an langen TagenÜber sechs Stunden Arbeit braucht es mindestens 30 Minuten Pause, über neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Der Rechner markiert solche Tage.
3. Minijob erst am Monatsende aufgeschriebenDie Aufzeichnung muss spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag vorliegen (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Tragen Sie die Zeiten am besten täglich ein.
4. Nachtschicht mit negativer StundenzahlEndet die Schicht nach Mitternacht, ergibt Ende minus Beginn eine negative Zahl. Rechnen Sie 24 Stunden dazu; der Rechner macht das selbst und kennzeichnet das Ende mit „(+1)“.
5. Stundenzettel zu früh weggeworfenAufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 Abs. 1 MiLoG sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Wann diese Vorlage nicht reicht

Fragen zum Arbeitszeitrecht beantworten der Betriebsrat, die Gewerkschaft oder die Aufsichtsbehörde für Arbeitsschutz Ihres Landes; zu Minijobs die Minijob-Zentrale; im Streit eine Fachanwältin oder ein Fachanwalt für Arbeitsrecht.

• Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Sie können Pausen, Höchstzeiten und Ruhezeiten anders regeln. Der Rechner prüft nur die gesetzlichen Grundregeln.

• Gleitzeit und Arbeitszeitkonten. Übertrag aus dem Vormonat, Kernzeiten und Ausgleichszeiträume bildet der Monatszettel nicht ab.

• Bereitschaft, Rufbereitschaft, Fahrpersonal, Jugendliche. Dafür gelten Sonderregeln, etwa das Jugendarbeitsschutzgesetz.

• Verhinderungspflege. Pflegekassen verlangen oft eigene Formulare für den Stundennachweis. Fragen Sie Ihre Kasse, ob sie dieses Blatt annimmt.

• Elektronische Zeiterfassung im Betrieb. Gibt es ein Zeiterfassungssystem, gilt dessen Nachweis.

Häufige Fragen zum Stundenzettel

Rechtsgrundlagen und Quellen

Die Vorlage ist ein Muster für den Standardfall. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Alle Aussagen auf dieser Seite stützen sich auf diese Quellen: