Neben­kosten­abrechnung: Vorlage mit Rechner

Leere Vorlage: Neben­kosten­abrechnung zum Ausfüllen

Die leere Vorlage enthält alle Kostenarten aus § 2 BetrKV. Streichen Sie, was Ihr Mietvertrag nicht vorsieht. Je Kostenart tragen Sie die Kosten des Hauses, den Schlüssel mit den Werten (zum Beispiel „72 von 480 m²“) und den Anteil der Wohnung ein. Bequemer geht es mit dem Formular oben: Es rechnet alle Beträge.

Die PDF-Vorlage hat Linien zum Ausfüllen von Hand. In der Word-Datei sind die Stellen gelb markiert, die Sie ersetzen.

Was in jede Abrechnung gehört

Die Abrechnung ist eine Rechenschaft über die Vorauszahlungen: eine geordnete Zusammenstellung der Ausgaben (§ 259 Abs. 1 BGB). Bei Häusern mit mehreren Wohnungen verlangt der Bundesgerichtshof regelmäßig vier Angaben (BGH, Urteil vom 29.01.2020 – VIII ZR 244/18, Rn. 8):

• Gesamtkosten je KostenartEs genügt der Betrag, den Sie auf die Mieter umlegen. Haben Sie Anteile vorab herausgerechnet, müssen Sie die Rechenschritte nicht zeigen (BGH, Urteil vom 20.01.2016 – VIII ZR 93/15).
• VerteilerschlüsselWohnfläche, Verbrauch, Personen oder Wohnungen, mit den Werten des Hauses und der Wohnung. Erläutern müssen Sie ihn nur, wenn er sonst nicht verständlich ist (BGH VIII ZR 244/18, Rn. 8).
• Berechnung des AnteilsDer Mieter muss seinen Anteil gedanklich und rechnerisch nachprüfen können. Deshalb zeigt die Tabelle je Zeile Kosten, Schlüssel und Ergebnis.
• Abzug der VorauszahlungenAbgezogen werden die geleisteten Vorauszahlungen. Am Ende steht die Nachzahlung oder das Guthaben.
• AbrechnungszeitraumÜber die Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Bei Ein- oder Auszug nennt die Abrechnung zusätzlich die Nutzungszeit.

Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung insoweit formell unwirksam. Dann wahrt sie die Frist nicht. Eine inhaltlich falsche, aber formell ordnungsgemäße Abrechnung wahrt sie dagegen und lässt sich korrigieren (BGH, Urteil vom 17.11.2004 – VIII ZR 115/04).

Beispiel: Neben­kosten­abrechnung durchgerechnet

Gerda Berger vermietet in Leipzig ein Haus mit sechs Wohnungen, zusammen 480 m², in denen zwölf Personen wohnen. Max Mustermann bewohnt zu zweit 72 m². Er hat 2025 jeden Monat 220 € vorausgezahlt, zusammen 2.640,00 €. So rechnet der Generator:

• Nach Wohnfläche (Grundsteuer, Gebäudereinigung, Versicherung, Beleuchtung): Kosten × 72 ÷ 480. Die Grundsteuer von 1.440,00 € ergibt 216,00 €.
• Nach Verbrauch (Wasser und Entwässerung): 2.880,00 € × 66 ÷ 480 m³ = 396,00 €.
• Nach Personen (Müllbeseitigung): 1.200,00 € × 2 ÷ 12 = 200,00 €.
• Heizung und Warmwasser: Den Anteil von 1.305,60 € übernimmt sie aus der Heizkostenabrechnung des Abrechnungsdienstes.

Zusammen kostet die Wohnung 2.756,60 €. Abzüglich der Vorauszahlungen bleibt eine Nachzahlung von 116,60 €. Die Abrechnung muss bis zum 31.12.2026 bei ihm sein.

Variante: Auszug zum 30. September

Zieht Max Mustermann zum 30.09.2025 aus, hat er die Wohnung 273 von 365 Tagen genutzt und neun Monate vorausgezahlt (1.980,00 €). Kosten nach Fläche und Personen teilt der Rechner nach Tagen. Wasser zählt nach der Zwischenablesung (50 m³), die Heizkosten nach der Heizkostenabrechnung.

Was ist eine Neben­kosten­abrechnung?

„Nebenkosten“ sagt man im Alltag, das Gesetz spricht von Betriebskosten. Das sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Grundstück oder den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen (§ 556 Abs. 1 Satz 2 BGB). Welche dazugehören, zählt § 2 der Betriebskostenverordnung auf.

Der Mieter trägt sie nur, wenn es vereinbart ist (§ 556 Abs. 1 Satz 1 BGB). Meist zahlt er monatliche Vorauszahlungen in angemessener Höhe (§ 556 Abs. 2 BGB). Über diese Vorauszahlungen rechnet der Vermieter einmal im Jahr ab und beachtet dabei den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Ist stattdessen eine Pauschale vereinbart, gibt es keine Abrechnung; Änderungen regelt § 560 Abs. 1 bis 3 BGB.

Diese Vorlage richtet sich an private Vermieter mit wenigen Wohnungen, die selbst abrechnen. Mieter finden weiter unten eine Prüfliste und einen Fristrechner.

Fristen: bis wann abrechnen, bis wann widersprechen

„Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Nach Ablauf dieser Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.“§ 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB

• Zugang zählt: Die Abrechnung muss innerhalb der Frist ankommen. Rechtzeitiges Absenden genügt nicht; Verzögerungen und Verluste bei der Post gehen zulasten des Vermieters (BGH, Urteil vom 21.01.2009 – VIII ZR 107/08).
• Nur formell ordnungsgemäß: Die Frist wahrt nur eine Abrechnung mit den Mindestangaben. Inhaltliche Fehler lassen sich auch später korrigieren, nach Fristablauf aber grundsätzlich nicht mehr zulasten des Mieters (BGH VIII ZR 115/04).
• Nicht zu vertreten: Wer zu spät abrechnet, muss konkret darlegen, was er für eine rechtzeitige Abrechnung getan hat. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung entschuldigt eine fehlende WEG-Jahresabrechnung allein nicht (BGH, Urteil vom 25.01.2017 – VIII ZR 249/15).
• Teilabrechnungen: Dazu ist der Vermieter nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).
• Einwendungen des Mieters: bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang (§ 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB). Die Frist beginnt nicht, solange die Abrechnung formell unwirksam ist (BGH, Urteil vom 08.12.2010 – VIII ZR 27/10). Einwendungen gelten nur für die jeweilige Abrechnung; gegen jede neue müssen Sie erneut einwenden (BGH, Urteil vom 12.05.2010 – VIII ZR 185/09).
• Fälligkeit: Nachzahlung und Guthaben werden mit Zugang einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig (BGH, Urteil vom 07.02.2018 – VIII ZR 189/17, Rn. 25).
• Verjährung: drei Jahre ab Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB). Bei einer vorbehaltenen Nachberechnung, etwa nach einem rückwirkenden Grundsteuerbescheid, nicht vor Kenntnis davon (BGH, Urteil vom 12.12.2012 – VIII ZR 264/12).

Fristen-Tabelle: Abrechnung spätestens beim Mieter

Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, nennt die Tabelle trotzdem diesen Tag. Ob § 193 BGB die Frist dann verlängert, ist hier nicht berücksichtigt. Vermieter sollten die Frist deshalb nicht ausreizen und einen Zustellweg wählen, mit dem sie den Zugang belegen können.

Umlagefähige Kosten nach der Betriebs­kosten­verordnung

Umlegen dürfen Sie nur Betriebskosten, deren Umlage der Mietvertrag vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Dafür genügt die Vereinbarung, dass der Mieter „die Betriebskosten“ trägt (BGH, Urteil vom 10.02.2016 – VIII ZR 137/15). Sonstige Betriebskosten nach Nr. 17 müssen im Vertrag einzeln genannt sein (BGH, Urteil vom 05.10.2022 – VIII ZR 117/21, Rn. 29).

Was keine Betriebskosten sind

• Verwaltungskosten: Hausverwaltung, Kontoführung, eigene Verwaltungsarbeit (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Auch eine Notdienstpauschale für den Hauswart gehört dazu (BGH, Urteil vom 18.12.2019 – VIII ZR 62/19).
• Instandhaltung und Instandsetzung: Reparaturen von Mängeln durch Abnutzung, Alterung oder Witterung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV).
• Miete für Rauchwarnmelder: nicht umlagefähig (BGH, Urteil vom 11.05.2022 – VIII ZR 379/20). Die regelmäßige Wartung dagegen kann als sonstige Betriebskosten umgelegt werden, wenn der Vertrag sie nennt (BGH VIII ZR 117/21).
• Kabelfernsehen: Nutzungsentgelte und Grundgebühren für Kabelanschlüsse gehören nur bis zum 30. Juni 2024 dazu (§ 2 Nr. 15 BetrKV).

Eigene Arbeit des Vermieters, etwa die Gartenpflege, darf er mit dem Betrag ansetzen, den ein Unternehmen ohne Umsatzsteuer verlangen würde (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV). Und: Er muss wirtschaftlich handeln (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Ein Verstoß liegt nicht schon darin, dass er keine Vergleichsangebote eingeholt hat; es kommt darauf an, ob er objektiv überhöhte Preise gezahlt hat (BGH, Urteil vom 20.05.2026 – VIII ZR 6/24).

Umlage­schlüssel: Fläche, Verbrauch, Personen

„Haben die Vertragsparteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten vorbehaltlich anderweitiger Vorschriften nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Betriebskosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der dem unterschiedlichen Verbrauch oder der unterschiedlichen Verursachung Rechnung trägt.“§ 556a Abs. 1 BGB

• Wohnfläche ist die Auffangregel. Maßgeblich ist die tatsächliche Fläche, nicht die im Mietvertrag genannte (BGH, Urteil vom 30.05.2018 – VIII ZR 220/17). Leer stehende Wohnungen zählen mit; ihren Anteil trägt der Vermieter (BGH, Urteil vom 31.05.2006 – VIII ZR 159/05).
• Verbrauch gilt für alles, was ein Zähler erfasst, etwa Wasser mit Wohnungszählern. Auf Verbrauch umstellen kann der Vermieter auch einseitig: in Textform und vor Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB).
• Personen oder Wohnungen nur, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Eine Personenzahl mit Bruchteil, etwa im Jahresdurchschnitt, macht die Abrechnung nicht unwirksam (BGH, Urteil vom 15.09.2010 – VIII ZR 181/09).
• Eigentumswohnung: Ohne Vereinbarung gilt der Schlüssel der Eigentümergemeinschaft, es sei denn, er widerspricht billigem Ermessen (§ 556a Abs. 3 BGB).

Wer einen anderen als den vereinbarten Schlüssel verwendet, macht einen inhaltlichen Fehler. Innerhalb der Frist kann er korrigieren, danach nicht mehr zulasten des Mieters (BGH VIII ZR 115/04).

Ein- oder Auszug im laufenden Jahr

Für die meisten Betriebskosten regelt das Gesetz nicht, wie bei einem Mieterwechsel aufzuteilen ist. Der Rechner teilt Kosten nach Fläche, Personen und Wohnungen nach Tagen: Kosten × Anteil × Tage der Nutzung ÷ Tage des Zeitraums. Gemessener Verbrauch zählt nach den Zählerständen. Steht im Mietvertrag eine andere Regel, rechnen Sie danach. Für Heizkosten ist eine Zwischenablesung vorgeschrieben (§ 9b HeizkostenV).

Heizkosten: Heizkosten­verordnung und CO2-Kosten

Für zentrale Heizungs- und Warmwasseranlagen gilt die Heizkostenverordnung. Sie geht dem Mietvertrag vor, außer in Häusern mit höchstens zwei Wohnungen, von denen der Vermieter eine selbst bewohnt (§ 2 HeizkostenV).

• Nach Verbrauch: Von den Heizkosten sind mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Verbrauch zu verteilen, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). In Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung, die den Wärmeschutz von 1994 nicht erreichen und deren freiliegende Leitungen überwiegend gedämmt sind, sind es genau 70 Prozent (§ 7 Abs. 1 Satz 2 HeizkostenV). Für Warmwasser gilt dieselbe Spanne (§ 8 Abs. 1 HeizkostenV).
• Kürzungsrecht: Rechnet der Vermieter nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter seinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV). Das gilt auch, wenn bei einer verbundenen Anlage der Wärmemengenzähler für das Warmwasser fehlt (BGH, Urteil vom 12.01.2022 – VIII ZR 151/20). Um 3 Prozent darf er kürzen, wenn vorgeschriebene fernablesbare Zähler oder die Informationen nach § 6a fehlen (§ 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 HeizkostenV).
• Fernablesbar bis Ende 2026: Ältere, nicht fernablesbare Zähler und Heizkostenverteiler sind bis zum 31.12.2026 nachzurüsten oder auszutauschen, außer im Härtefall (§ 5 Abs. 3 HeizkostenV).
• Brennstoff nach Verbrauch: Abgerechnet wird der im Zeitraum verbrauchte Brennstoff, nicht das im Zeitraum gekaufte Heizöl (BGH, Urteil vom 01.02.2012 – VIII ZR 156/11).
• CO2-Kosten: Für Abrechnungszeiträume ab 2023 teilen sich Vermieter und Mieter die CO2-Kosten von Brennstoffen wie Heizöl und Erdgas, auch bei Wärmelieferung (§§ 2, 11 Abs. 2 CO2KostAufG). Das Verhältnis richtet sich nach dem CO2-Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche und einer Stufentabelle (§ 5 CO2KostAufG). Die Heizkostenabrechnung muss den Anteil des Mieters, die Einstufung und die Berechnungsgrundlagen ausweisen. Fehlt das, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 3 und 4 CO2KostAufG).

Was der Generator bei Heizkosten tut: Er übernimmt Ihren Anteil aus der Heizkostenabrechnung Ihres Abrechnungsdienstes und verweist darauf. Selbst verteilt er Heizkosten nicht. Dafür bräuchte er die Ablesewerte aller Wohnungen, die Aufteilung zwischen Heizung und Warmwasser (§ 9 HeizkostenV), die Zwischenablesung bei Mieterwechsel (§ 9b HeizkostenV) und die CO2-Einstufung. Das lässt sich in einem einfachen Formular nicht verlässlich abbilden.

Für Mieter: Neben­kosten­abrechnung prüfen

Prüfen Sie zuerst, ob die Abrechnung rechtzeitig kam. Der Rechner nennt auch die Frist für Ihre Einwendungen.

Prüfliste

1. Rechtzeitig angekommen?Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Sonst darf der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen.
2. Zeitraum höchstens ein Jahr?Abzurechnen ist jährlich (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Eine einmalige Verlängerung ist nur einvernehmlich zur Umstellung erlaubt (BGH, Urteil vom 27.07.2011 – VIII ZR 316/10).
3. Mindestangaben vollständig?Gesamtkosten, Verteilerschlüssel, Berechnung Ihres Anteils, Abzug der Vorauszahlungen (BGH VIII ZR 244/18, Rn. 8). Fehlt etwas, ist die Abrechnung insoweit formell unwirksam.
4. Nur vereinbarte Betriebskosten?Vergleichen Sie mit dem Mietvertrag. Verwaltungs- und Reparaturkosten gehören nicht hinein (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Sonstige Betriebskosten müssen im Vertrag genannt und in der Abrechnung aufgeschlüsselt sein (BGH VIII ZR 371/19, Rn. 14).
5. Richtiger Schlüssel und richtige Werte?Ohne Vereinbarung gilt die Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 BGB). Stimmt Ihre Fläche, stimmt die Fläche des Hauses?
6. Vorauszahlungen richtig abgezogen?Vergleichen Sie mit Ihren Kontoauszügen. Abzuziehen ist, was Sie gezahlt haben.
7. Heizkosten nach Verbrauch, CO2-Anteil ausgewiesen?Sonst dürfen Sie um 15 Prozent (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV) bzw. um 3 Prozent (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG) kürzen.
8. Auffällige Sprünge? Belege ansehen.Sie haben ein Recht auf Belegeinsicht (§ 556 Abs. 4 BGB), auch in Zahlungsbelege (BGH VIII ZR 118/19). Solange der Vermieter die Einsicht verweigert, müssen Sie nicht nachzahlen (BGH VIII ZR 189/17).
9. Frist für Einwendungen notiert?Zwölf Monate nach Zugang (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB), auch für Kosten, die gar nicht umlagefähig sind (BGH VIII ZR 209/15).

So widersprechen Sie

Schreiben Sie dem Vermieter, welche Posten Sie beanstanden und warum. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Wählen Sie trotzdem einen Weg, mit dem Sie den Zugang belegen können, und schicken Sie das Schreiben vor Fristablauf. Zahlen Sie den unstreitigen Teil, sonst riskieren Sie Streit über einen Zahlungsrückstand. Kommt gar keine Abrechnung, können Sie laufende Vorauszahlungen zurückhalten; nach dem Auszug können Sie sie zurückfordern (BGH, Urteil vom 26.09.2012 – VIII ZR 315/11). Bei Zweifeln hilft der örtliche Mieterverein.

Typische Fehler bei der Neben­kosten­abrechnung

1. Zu spät abschickenEs zählt der Zugang. Ein Brief, der am letzten Tag eingeworfen wird oder bei der Post verloren geht, geht zulasten des Vermieters (BGH VIII ZR 107/08).
2. Gesamtkosten oder Schlüssel weglassenNur „Ihr Anteil Grundsteuer: 216 €“ genügt nicht. Ohne Gesamtkosten und Schlüssel ist die Abrechnung formell unwirksam und wahrt die Frist nicht (BGH VIII ZR 115/04; VIII ZR 244/18).
3. Nicht umlagefähige Kosten umlegenVerwaltung, Reparaturen, eine Notdienstpauschale oder die Miete für Rauchwarnmelder sind keine Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV; BGH VIII ZR 62/19; VIII ZR 379/20).
4. Leerstand auf die Mieter verteilenBei Verteilung nach Fläche gehört die Fläche leer stehender Wohnungen in die Gesamtfläche. Ihren Anteil trägt der Vermieter (BGH VIII ZR 159/05).
5. Heizkosten nur nach FlächeDie Heizkostenverordnung verlangt 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch. Sonst darf der Mieter um 15 Prozent kürzen (§§ 7, 12 HeizkostenV).
6. Sonstige Betriebskosten in einer SummeDachrinnenreinigung, Wartungen und Wasseruntersuchung gehören in eigene Zeilen. Eine Sammelposition „Sonstiges“ ist insoweit unwirksam (BGH VIII ZR 371/19).
7. Auf die WEG-Abrechnung wartenAuch bei einer Eigentumswohnung läuft die Jahresfrist. Ein fehlender Beschluss der Eigentümer entschuldigt allein nicht (BGH VIII ZR 249/15).
8. Vorauszahlung pauschal um 10 Prozent erhöhenGrundlage der Anpassung ist die letzte Abrechnung (§ 560 Abs. 4 BGB). Ein abstrakter Sicherheitszuschlag ist nicht erlaubt (BGH VIII ZR 294/10).

Die Nettokaltmiete erhöhen Sie nicht über die Betriebskosten, sondern mit einem eigenen Schreiben: Vorlage Mieterhöhung.

Wann diese Vorlage nicht reicht

Die Vorlage deckt die Abrechnung einer Mietwohnung in einem reinen Wohnhaus ab, mit einfachen Schlüsseln und übernommenen Heizkosten. In diesen Fällen gelten zusätzliche Regeln. Lassen Sie sich dann beraten: Vermieter etwa beim Haus- und Grundbesitzerverein, Mieter beim Mieterverein, beide bei einer Anwältin oder einem Anwalt für Mietrecht.

• Vermietete Eigentumswohnung. Die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft ist keine Betriebskostenabrechnung. Sie kann Posten enthalten, die keine Betriebskosten sind, etwa Verwaltungskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Der Schlüssel richtet sich nach § 556a Abs. 3 BGB.

• Gewerbe im Haus oder gemischte Nutzung. Dann kann ein Vorwegabzug für die Gewerbeflächen geboten sein (BGH, Urteil vom 11.08.2010 – VIII ZR 45/10). Für Geschäftsräume verweist § 578 BGB nicht auf § 556 BGB.

• Preisgebundene Wohnung (Sozialwohnung). Hier gelten zusätzlich die §§ 20 bis 25 NMV 1970, etwa zum Vorwegabzug und zu einzelnen Schlüsseln.

• Heizkosten selbst verteilen, Wärmepumpe oder Wärmecontracting. Die Verteilung nach §§ 7 bis 9b HeizkostenV und die Umstellung auf Wärmelieferung (§ 556c BGB) bildet der Generator nicht ab.

• Pauschale oder Inklusivmiete. Dann wird nicht abgerechnet. Änderungen der Pauschale regelt § 560 Abs. 1 bis 3 BGB.

• Mehrere Häuser als eine Abrechnungseinheit, Mindestmengen beim Müll, wechselnde Personenzahlen über das Jahr. Der Rechner arbeitet mit einem Haus und festen Werten.

• Streit über einzelne Posten oder die Wirtschaftlichkeit. Ob ein Posten im Einzelfall umlagefähig oder zu hoch ist, ist eine Frage für die Beratung.

Häufige Fragen zur Neben­kosten­abrechnung

Rechtsgrundlagen und Quellen

Die Vorlage ist ein Muster für den Standardfall. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Alle Aussagen auf dieser Seite stützen sich auf diese Quellen:

§ 556 BGB in der Fassung vom 14.10.2026, mit Belegeinsicht in Absatz 4. Ältere Urteile nennen die Regel über abweichende Vereinbarungen noch als Absatz 4; heute steht sie in Absatz 5.